Järvi-Suomen Partiolaisten kriisiviestintäohje

Ohjeen tarkoitus

Tämä ohje on tarkoitettu piirin ja lippukuntien käyttöön. Piirit käynnistävät tiedotuksen ohjeen mukaan sellaisissa yllättävissä tilanteissa, joissa tarvitaan tehostettua viestintää ja voidaan joutua antamaan tietoja ulkopuolisille. Ohje koskee myös tilanteita, jotka ovat uhka partion maineelle.

Kriisistä ilmoittaminen

Saatuasi tiedon yllättävästä tapahtumasta ilmoita tapahtuneesta välittömästi piirinjohtajalle, Antti Matikainen p. 040 964 6502. Hän antaa lisäohjeita siitä, kuinka tulee menetellä ja on tarvittaessa yhteydessä keskusjärjestöön. Tarvittaessa voit olla myös itse suoraan yhteydessä Järvi-Suomen Partiolaisten kriisipuhelimeen p. 050 517 5676, joka ohjautuu SP:n kriisinumeroon.

Ilmoita:

MITÄ ”Liikenneonnettomuus…”
MISSÄ ”Nurmeksessa…”
MILLOIN ”Tänään noin kello 20.30…”
KUKA/KETKÄ ”Kyydissä olleet partiolaiset…”
MIKSI ”Auto suistui ojaan…”
SEURAUKSET ”Kaksi vaeltajaa loukkaantui hengenvaarallisesti…”
TOIMENPITEET ”Toimitettiin ambulanssilla Pohjois-Karjalan Keskussairaalaan…”
LISÄTIEDOT ”Lisätietoja antaa NN numerosta…”

Kriisiviestinnän käynnistäminen

Ensi hetkestä lähtien sovitaan selkeästi ulkoisen tiedottamisen työnjaosta eli kuka tiedottaa julkisuuteen. Piiritasolla tiedotusta hoitaa ensisijaisesti piirinjohtaja tai tiedottaja. Sovitusta pidetään kiinni kaikissa olosuhteissa. Yhteydenotot ohjataan suoraan oikealle sovitulle henkilölle. Muut eivät tiedota.
SP voi yhteisestä sopimuksesta osallistua tarpeen mukaan valtakunnalliseen tiedottamiseen.
Sisäisestä tiedottamisesta vastaavat piiri ja SP yhdessä. Piiri tiedottaa omalle jäsenkunnalleen ja mahdollisille muille ao. piireille, esim. jonka toiminta-alueella ollaan, myös ruotsinkieliselle. Keskusjärjestö tiedottaa muita piirejä tapahtuneesta. Jos saat tekstiviestin tai puhelintiedotteen kriisitilanteesta, huomioi sen olevan luottamuksellinen. Välitä se harkiten piirin kriisiryhmän jäsenille – ei tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille.
Kaiken tiedottamisen pääperiaatteena on, että se taho tiedottaa, joka parhaiten tuntee tapauksen. Jos toisin sovitaan, on päätöksen oltava selkeä ja kaikkien tahojen siitä tietoisia. On huomattava, että esimerkiksi onnettomuuksien seuraukset siirtyvät nopeasti järjestötasolle ja tiedotuspaineet SP:ssä kasvavat.

Suomen Partiolaiset – Finlands Scouter ry:n tiedottamisen vaiheet

  1.  Tiedottamisen käynnistäminen piirissä tai Suomen Partiolaisissa.
  2. Tarvittaessa kriisiviestintäryhmän perustaminen.
  3. Tiedotteen laatiminen ja jakelu kaikkiin valittaviin kanaviin. Viesti lähtee pääsääntöisesti ensin sisäisesti (SP:n henkilöt, muut piirit, osallistujat), sitten ulkoisesti.
  4. Tarvittaessa tiedotustilaisuuden pitäminen.
  5. Ajanmukaisen tiedon päivittäminen ja jakelu. Perinteisen median ja sosiaalisen median seuraaminen sekä yhteydenottoihin ja kommentteihin vastaaminen tarvittaessa.
  6. Lopputiedote/Luottamuksen palauttaminen

Em. toimenpiteitä johtaa paikallisesti piirin kriisiryhmän johtaja (piirinjohtaja) ja keskusorganisaation tasolla SP:n puheenjohtaja apunaan viestintäpäällikkö, toiminnanjohtaja sekä muut valitut henkilöt.

Sisäinen viestintä

Sisäinen tiedottaminen poikkeuksellisista tapahtumista ja tilanteista on tärkeää. Luottamushenkilöille ja toimihenkilöille kerrotaan tapahtuneesta niin, että heillä on kuva tilanteesta ennen tapahtuneen julkituloa julkisuudessa, jos mahdollista. Tietojen antamisessa omalle väelle on myös huomioitava luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat.
Muista, että samat säännöt koskevat myös sosiaalista mediaa. Neuvo myös tapahtumaan osallisia välttämään sosiaaliseen mediaan kirjoittelua.

Ulkoinen viestintä

Yleistä mielenkiintoa herättävistä tapahtumista tiedotusvälineet pyrkivät hankkimaan mahdollisimman nopeasti yksityiskohtaiset tiedot sekä arvioita tapahtuman syistä ja seurauksista. Tiedotusvastaavien ja kaikkien tapahtumaan osallisten on varauduttava ennakolta
– toimittajien suoraviivaisiin, jopa röyhkeisiin yhteydenottoihin ja tapahtumapaikalle pyrkimiseen
– yllättävienkin tiedonhankintakanavien käyttöön
– useampien henkilöiden ja organisaatiotasojen samanaikaiseen lähestymiseen
– sosiaalisessa mediassa käytävään, mahdollisesti agressiiviseen keskusteluun ja yhteydenottoihin

Jokaisen on muistettava hienotunteisuuteen, luottamuksellisuuteen ja salassapitoon liittyvät näkökohdat. Tärkeintä on antaa tosiasioihin perustuvaa tietoa tapahtumasta ja sen syistä. Vasta esim. virallisten
tutkimusten valmistuttua on mahdollista antaa arvioita tapahtuman syistä, seurauksista ja siitä kuinka tapahtuma olisi ehkä ollut mahdollista välttää. Vain sovittu henkilö viestii asiasta, muut eivät anna haastatteluja!

Älä kerro
– henkilöiden nimiä tiedotusvälineille tai muille ulkopuolisille.
– poliisitutkintaan liittyviä tietoja, niitä antaa vain poliisi.
– arvioita tai olettamuksia tapahtumien syistä

Sen sijaan
– Toista sanasta sanaan tilanteesta laadittua tiedotetta
– Seuraa sekä perinteistä että sosiaalista mediaa ja korjaa tarvittaessa verkossa liikkuvat virheelliset ja haitalliset tiedot.

 

Lataa J-SP Kriisiviestintäohje (pdf) tästä.