Koulutus- ja tapahtumanjohtajan ohje

Tämä ohje on tarkoitettu antamaan kurssin- ja tapahtumanjohtajalle apua kurssin/tapahtuman järjestämiseen. Jos sinulla on mitä tahansa kurssin/tapahtuman järjestämiseen liittyvää kysyttävää, ole yhteydessä Järvi-Suomen Partiolaisten kasvatuskoordinaattoriin. Tarkista tämä lista projektin eri vaiheissa ja mieti onko kaikki hoidettu. Käy keskustelua eri vaiheissa pestaavan tahon tai kasvatuskoordinaattorin kanssa projektin etenemisestä.

  • Ennen kurssin/tapahtuman alkua käydään pestikeskustelu pestaavan tahon kanssa, jossa käydään läpi pestiin liittyviä asioita. Keskustelu kasvatuskoordinaattorin kanssa helpottaa myös asioiden hoitamista.
  • Kasvatuskoordinaattori hoitaa pääasiassa tilavuokraukset toimintasuunnitelman antamien ennakkotietojen mukaisesti. Kurssin/tapahtumanjohtaja voi vaikuttaa paikkaan ja tiloihin halutessaan ja se huomioidaan mahdollisuuksien mukaan.
  • Kurssin/tapahtumanjohtaja hoitaa itse pääsääntöisesti muiden tekijöiden rekrytoinnin. Rekrytoinnissa voidaan hyödyntää myös piirin viestintävälineitä.
  • Jos olet epävarma jostain tai tarvitset apua niin kysy rohkeasti apua, ihmetellään asioita yhdessä ja kasvatuskoordinaattori tukee tarvittaessa. Yksin ei ongelmien kanssa pidä jäädä!
  • Koulutusten ja tapahtumien budjetoinnissa noudatetaan +/- 0 – periaatetta, huomioiden kuitenkin riskivara noin 5-7,5%. Jokaiseen kurssiin ja tapahtumaan on tehty budjetti toimintasuunnitelmavaiheessa, joka täsmennetään yhdessä kasvatuskoordinaattorin kanssa ilmoittautumisen päätyttyä.
  • Budjetin seuranta on tapahtumanjohtajan vastuulla. Muista myös budjetoida mahdolliset staabin osallistumismaksut (mikäli eivät maksa itse).
  • Kasvatuskoordinaattori hoitaa viestintä- ja markkinointikoordinaattorin kanssa markkinoinnin kurssista/tapahtumasta piirin sen hetkisiä viestintäkanavia hyödyntäen. Tämä sisältää myös ilmoittautumisten hallinnoimisen. Kurssin/tapahtumanjohtaja saa tiimeineen osallistua markkinointiin halutessaan.
  • Tapahtumien Leiri- tai tapahtumakirjeiden sisällöstä vastaa kurssin/tapahtuman johtaja. Kasvatuskoordinaattorilta saa tarvittaessa kirjepohjan, johon täydennetään kurssin/tapahtuman tiedot. Kurssikirjeet pyritään lähettämään osallistujille noin kaksi viikkoa ennen kurssia/tapahtumaa, joten huomioithan tämän aikataulun!
  • Kurssikirjeet lähetetään ilmoittautumisen yhteydessä mainittuihin sähköpostiosoitteisiin, vain pyynnöstä ja alle 18-vuotiaille suunnattujen kurssien ja tapahtumien osalta postitus tapahtuu kirjepostina.
  • Kasvatuskoordinaattori hoitaa kurssille/tapahtumiin piiriltä löytyvät tarvikkeet. Loput hankinnat tekee tapahtuman/kurssinjohtaja ellei toisin sovita.
  • Kasvatuskoordinaattori hoitaa ilmoittautumisen yhteydessä kerätyt tarpeelliset tiedot tapahtuman/kurssinjohtajalle.
  • Tee turvallisuus suunnitelma kasvatuskoordinaattorin vaatiessa ja palauta hyvissä ajoin ennen koulutusta/tapahtumaa!
  • TÄRKEÄÄ! Lähetä kasvatuskoordinaattorille koulutuksen tai tapahtuman ohjelma! Koulutusten ohjelma tarvitaan Opintokeskus Siviksen selvitykseen. Kysy tähän lisäohjeita kasvatuskoordinaattorilta!
  • Budjetin täsmäytys.
  • Hankinnoissa kannattaa olla ajoissa liikkeellä, että ehtii tutkimaan mistä tarvikkeet saa edullisimmin. Kannattaa kysyä onko piirillä kyseistä tarviketta jo valmiiksi. Piirin sisäisen hinnaston tavarat tulee myös budjetoida. Hinnaston saa kasvatuskoordinaattorilta.
  • Johtaja hoitaa koulutuksen/tapahtuman loppuun ja nauttii samalla partiomaisesta toiminnasta. Hän myös vastaa tapahtuman viestinnästä, jos näin on sovittu. Hätätapauksissa ilmoittaa tapahtuneesta kasvatuskoordinaattorille. Kriisitilanteissa noudatetaan piirin kriisiviestintäohjetta.

Piirin kriisiviestintäohje

  • Toimita partiotoimistolle lainatut tavarat sekä sovitut lomakkeet välittömästi kurssin/tapahtuman päättymisen jälkeen.
  • Kasvatuskoordinaattori kerää koulutuksista palautetta sähköisesti. Koulutuksen johtaja voi pyytää tätä palautetta nähtäväksi parin viikon jälkeen koulutuksesta. Jos koulutus on tehtyä opintokeskus Siviksen kanssa yhteistyössä. Myös he keräävät palautetta.
  • Ilmoita kurssin suorittaneet sitä mukaa kun suorituksia tulee. Suoritukset merkataan kasvatuskoordinaattorin toimesta Kuksaan.
  • Käy partiotoimistolla kahvilla turisemassa kurssista. Mietitään yhdessä mitä voidaan kehittää ja mikä toimii hyvin.
  • Laskuta kulusi ja pyydä staabiasi laskuttamaan omansa. Kulut laskutetaan vain partion kululaskujärjestelmän kautta. Ohjeen löydät tältä sivulta.
  • Kirjaudu kululaskujärjestelmään https://kululasku.partio.fi/ (Luo tunnukset sivuilta löytyvien ohjeiden mukaan)
  • Valitse ”Luo uusi kululasku”
  • Valitse oikea organisaatio (Järvi-Suomen Partiolaiset).
  • Täydennä tähdellä merkityt kentät. Kirjoita ”Tarkoitus”-kenttään selkokielellä sen tapahtuman nimi, jota varten vastaanotit ennakkoa.
  • Jokaisesta kuluerästä pitää olla kuitti, joka lisätään tilityksen liitteeksi (paitsi mahd. kilometrikorvaukset). Voit joko skannata tai kuvata kuitit. Kuitilla pitää olla näkyvissä mitä on ostettu, ostopaikka, päivämäärä ja loppusumma.
  • Jokaiselle kuitille laaditaan oma laskurivinsä (vaihtoehtoisesti voit skannata esim. kaikki ruokaostoksia koskevat kuitit samaan tiedostoon, ja laskea niiden loppusummat yhteen). Kirjoita ”Kuvaus”-kenttään tiivistettynä, mitä on ostettu (esim. ”Ruokatarvikkeet tapahtumaan x”).
  • Valitse kulutyypiksi alasvetovalikosta "Kulukorvaus (vaatii kuitin)”.
  • Kirjoita ”Summa”-kenttään kuitin tarkka loppusumma.
  • Lataa kuitin kuva kohdasta ”Valitse tiedosto”.
  • ”Lisää rivi”-kuvakkeesta saat lisättyä uuden rivin seuraavaa kuittia tai lopputilitystä varten.
  • Valitse viimeiselle riville kulutyypiksi alasvetovalikosta ”Tililleni maksettiin ennakkoa tämän verran”, ja kirjoita ”Summa”-riville vastaanottamasi ennakon määrä (tarkka summa). Kulutyyppivalinta muuttaa summan automaattisesti miinusmerkkiseksi.
  • Laskun loppusummaksi ”Kululasku yhteensä”-kenttään tulee syötettyjen kulukorvausten ja vastaanotetun ennakon välinen erotus. Jos loppusumma on miinusmerkkinen, on ennakkoa maksettu liikaa, ja sinun tulee palauttaa ylimääräinen ennakko. Jos loppusumma on plussalla, ovat kulut ylittäneet vastaanotetun ennakon määrän, jolloin ylimenevä osuus maksetaan sinulle normaalin kulukorvauksen tapaan.